Altijd een stabiele verbinding en nooit meer onnodig opnieuw inloggen

Medewerkers die meerdere keren per dag contact opnemen met de IT-helpdesk over een slechte internetverbinding, dat is voortaan verleden tijd. Dankzij de oplossing van NetMotion, geïmplementeerd door NetBoss bij het Kwaliteits-Controle-Bureau (KCB). De medewerkers kunnen zich weer focussen op het uitvoeren van controles, doordat het systeem ‘gewoon’ zijn werk doet.

Afhankelijkheid van ICT voor het KCB

Het KCB is een inspectieorganisatie die controles uitvoert op de import en export van verse groenten en fruit, snijbloemen en potplanten. De producten worden gecontroleerd op kwaliteit en gezondheid op basis van vastgestelde EU-regelgeving. Met zeker 120 medewerkers in de buitendienst die een mobiel device gebruiken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden, speelt ICT een erg belangrijke rol voor het KCB.

Jaarlijks worden er zo’n 200.000 controles uitgevoerd naar aanleiding van inspectieaanvragen die binnenkomen op de vier regiokantoren in Nederland. Na het uitvoeren van de controles aan de grens is het de bedoeling dat de inspecteur de goedgekeurde aanvraag verzendt via een tablet die is verbonden met het internet. Als deze laatste stap in de aaneenschakeling van systemen niet kan worden uitgevoerd, gaat de gehele import of export niet door en komt het proces stil te liggen. Het resultaat: onnodige vertragingen met alle gevolgen van dien.

Zonder stabiele verbinding geen import en export mogelijk

Een stabiele internetverbinding is dus van groot belang voor het uitvoeren van de werkzaamheden. “Laat dat nu bij het KCB precies datgene zijn wat voor problemen zorgde”, zegt Jac Kardolus, Projectmanager ICT bij het KCB. “De inspectie is afhankelijk van diverse systemen die aan elkaar gekoppeld zijn, waarbij er aan het einde van de keten een menselijke handeling komt kijken. De goedkeuring wordt door een van onze medewerkers gegeven en wordt verstuurd via een applicatie die contact maakt met de servers. Hiervoor is een internetverbinding nodig”, licht Kardolus toe. Het gebeurde regelmatig dat de verbinding wegviel, waardoor de goedkeuring niet werd verstuurd. “Dit zorgde voor frustratie en onnodig oponthoud van de taken die onze inspecteurs moeten uitvoeren”, aldus Kardolus.

“We horen de medewerkers niet meer, dat is voor ons een heel positief teken. Hierdoor heeft de implementatie van NetMotion niet alleen betrekking op medewerkers in de buitendienst, maar kan ook de IT-afdeling zich weer richten op hun normale werkzaamheden doordat de klachtendruk is afgenomen.”

Jac Kardolus | Projectmanager ICT bij het KCB

Door het wegvallen van de verbinding, viel het contact met de servers weg en moest men soms meerdere keren per dag opnieuw inloggen in het systeem, om de inspectie alsnog op de juiste manier uit te voeren. De IT-helpdesk werd dan ook regelmatig geconfronteerd met klachtentelefoontjes van de medewerkers in de buitendienst. Kardolus: “In sommige gevallen kwam het zelfs voor dat er per uur meerdere keren opnieuw moest worden ingelogd in het systeem. Dit was voor ons wel het moment om te gaan zoeken naar een passende oplossing. Uiteindelijk werden we door een partner gewezen op de mogelijkheden van NetMotion Mobile Performance (MPM) Software.”

Strakke planning voor implementatie

NetMotion is expert op het gebied van mobiele connectiviteit en is in staat een oplossing te bieden voor de problemen die het KCB heeft. NetMotion zorgt voor een naadloze verbinding tussen het netwerk en de mobiele apparaten en het geeft prioriteit aan de belangrijkste applicatie die nodig is voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden, door het gebruik van NetMotion Mobility.

Mobility gedraagt zich als een virtuele laag over alle verbindingsmogelijkheden op het mobiele apparaat. Waarbij het de taak op zich neemt om dit in goede banen te leiden, zonder dat de gebruiker hiervan iets merkt. De oplossing schakelt eenvoudig tussen wifi en 3G/4G internet en voorkomt een time-out van de gebruikte applicaties op het apparaat wanneer er even geen verbinding is. Zodra er weer verbinding is zal de sessie doorgaan waar deze gebleven was, zonder tussenkomst van de gebruiker. Op deze manier wordt de verbinding gestabiliseerd en geoptimaliseerd. “Al snel bleek de dienstverlening van NetMotion goed aan te sluiten bij onze wensen binnen het KCB en ging de implementatie van de software van start”, legt Kardolus uit.

Na een test op de servers van het KCB kon binnen enkele dagen de implementatie bij alle medewerkers in de buitendienst worden ingezet. Dit werd verzorgd door NetBoss. Zij voorzien in consultancy, implementatie en beheer van de oplossingen van NetMotion. Na ongeveer veertien dagen was het implementeren van de oplossing bij iedereen geregeld. “NetBoss had een strakke planning voor het overzetten per medewerker en uiteindelijk lukte het zelfs om dit op afstand te doen, waardoor inspecteurs het maar minimaal merkten”, zegt Kardolus. “De software werd meteen in gebruik genomen en riep bij de medewerkers geen vragen op.”

Voordeel voor meerdere afdelingen

De technologie van NetMotion maakt dat inloggen nu enkel nog aan het begin van de werkdag nodig is en dat medewerkers van het KCB sinds de implementatie vrijwel geen contact meer met de IT-helpdesk opnemen voor verbindingsproblemen. “We horen de medewerkers niet meer, dat is voor ons een heel positief teken,” benadrukt Kardolus. Hierdoor heeft de implementatie van NetMotion niet alleen betrekking op medewerkers in de buitendienst, maar kan ook de IT-afdeling zich weer richten op hun normale werkzaamheden doordat de klachtendruk is afgenomen. De medewerkers in de buitendienst kunnen nu zonder problemen controles uitvoeren en goedkeuring geven en versturen. Dit verlaagt de werkdruk en vereenvoudigt de werkzaamheden. Hierdoor is duidelijk minder stress voelbaar op de werkvloer. Kardolus: “Eindelijk een leverancier die echt waarmaakt wat hij belooft.”